For folkevalgte

Sakspapirer og møtekalender

• Sakspapirer finner du her.

Sakspapirer legges ut i god tid før møtet.
Felles møtekalender for bystyret, råd og utvalg finner du her: Møtekalender

Innmelding av folkevalgte

• Meld inn via søknadsskjema

Møteplikt og forfall

Som folkevalgt har du både rett og plikt til å delta i møtene i de folkevalgte organene du er valgt inn i, med mindre du har gyldig forfall.

Du har krav på fri fra arbeidet i forbindelse med møter i folkevalgte organer.
Både faste medlemmer og varamedlemmer anmodes om å holde møtedagene ledige, altså å ikke legge ferier eller andre arrangementer til de aktuelle møtedagene. 

Hva er gyldig forfall?

Gyldig forfall foreligger hvis sykdom eller andre hindringer som gjør det til en vesentlig ulempe å møte.

Eksempler på gyldig forfall er sykdom, uoppsettelig arbeid som forretningsreiser og store familiebegivenheter som bryllup, jubileer og begravelser. I tillegg kan "sterke velferdsgrunner", som f.eks. pass av mindreårige, omsorg for pleietrengende familiemedlemmer eller egne barns skoleavslutning og tilsvarende godkjennes. 

Hvordan melder jeg forfall?

Hvis du ikke kan stille på møtet skal du melde i fra i god tid før møtet. Det gjør du ved å sende mail til ordfører/utvalgsleder og møtesekretær og oppgi gyldig forfallsgrunn. 

Møtesekretær innkaller varamedlemmer i den rekkefølgen de er valgt.

• Relevant regelverk: Kommuneloven § 8-1 Rett og plikt til å delta i møte og § 8-2 Rett til fri fra arbeid
• Regelverk for saksbehandling i folkevalgte organer 2023-2027

Habilitet

Dersom du som folkevalgt er inhabil, eller er usikker på om du er inhabil i en sak som skal opp til behandling, skal du så snart som mulig kontakte kommunesekretariatet for å få en juridisk vurdering.

Vurderingen blir gjort basert på de skriftlige opplysningene du sender inn. Du må derfor gi en kort beskrivelse av saken gjelder. Det er bystyret/utvalget som avgjør om du er habil eller ikke.

• Relevant regelverk: Forvaltningsloven kapittel II
• Veileder om habilitetsreglene i kommuneloven og forvaltningsloven 

Godtgjøring, erstatning av tapt inntekt og reiseregning

Som folkevalgt har du krav på godtgjøring, og krav på erstatning for tapt arbeidsinntekt.

Det finnes to typer godtgjøring – fast og variabel godtgjøring.
Frikjøpte politikere får en fast sum som utbetales hver måned. Den variable godtgjørelsen beregnes etterskuddsvis og utbetales to ganger i året.

Folkevalgte har krav på erstatning for tap av inntekt som følge av vervet. Tapet må dokumenteres i søknaden. Det er vedtatte maksimalsatser for erstatningen.

Folkevalgte har i tillegg krav på dekning av reiseutgifter i forbindelse med vervet. Du må selv levere reiseregning med dokumentasjon for å få dekket dine reiseutgifter.

• Søknadsskjema for erstatning av tapt arbeidsfortjeneste
• Reiseregning leveres i Visma Expense
  • Bruksanvisning for Visma Expense 
• Relevant regelverk: Forskrift om folkevalgtes rett til godtgjøring og velferdsgoder mv., Fredrikstad kommune, Viken, Kap. 6. 

Spørsmål til ordfører og utvalgsleder

Faste medlemmer av bystyret/utvalg kan sende spørsmål til ordfører/ utvalgsleder.
Spørsmålet sendes på e-post til postmottak@fredrikstad.kommune.no med kopi til ordfører/ utvalgsleder og møtesekretær.

Styrevervregister

For å styrke kommunesektorens omdømme er det viktig å skape åpenhet om roller enkeltpersoner har. KS styrevervregister er rettet mot folkevalgte og ledere og innhenter automatisk opplysninger fra Brønnøysundregistrene og skatteetatens aksjonærregister.

• Oversikt over styreverv til ansatte og politikere i Fredrikstad kommune (avvikles)
• Rutine for styrevervregistrering  

Regelverk og sentrale dokumenter

Fredrikstad kommune har vedtatte regler for innkalling, kunngjøring, og gjennomføring av møter m.m. Her står det også hvilke plikter du har som folkevalgt:

• Regelverk for saksbehandling i folkevalgte organer 2023-2027
   
• Reglement for delegering, innstilling og folkevalgte organer skal sikre en tydelig fordeling av myndighet og ansvar i kommunen. Delegering vil si å overføre til andre den myndighet en selv har. Bystyret, formannskapet, utvalg og råd har forskjellig myndighet, det står beskrevet her: Reglement for delegering, innstilling og folkevalgte organer
   
• Økonomireglementet beskriver kommunens overordnede økonomibestemmelser og fullmakter og skal bidra til en forsvarlig økonomistyring:
  Økonomireglement for Fredrikstad kommune
   
• I Godtgjøringsforskriften står det hvem som har krav på godtgjøring, hvordan den beregnes og utbetales. Der finner du også en oversikt over velferdsgoder og regler for partistøtte.
  Godtgjøringsforskrift Fredrikstad
   
• Rettslige bestemmelser om habilitet er omtalt i Forvaltningsloven og Kommuneloven. Bestemmelsene regulerer hvem som kan være med å fatte beslutning eller vedtak. Du kan lese mer om vurdering av habilitet lenger opp på siden.
  • Bestemmelser om habilitet i Forvaltningsloven
  • Bestemmer om habilitet i Kommuneloven
  • Veileder om habilitetsreglene i kommuneloven og forvaltningsloven
    
    
• I februar 2024 ble det vedtatt en ny veileder for besøk til kommunens virksomheter. Veilederen skal legge til rette for en trygg og smidig gjennomføring av besøk samt ivareta behov for oversikt og koordinering:
  Veileder for folkevalgtes besøk til kommunens virksomheter

Nyttige lenker

• KS Folkevalgtprogram 23-27: Tillit
• Håndbok i møteskikk, møteledelse og voteringsteknikk: Møtet er satt!
• Kurset «Ny i kommunestyret» fra KS Læring
• Bruksanvisning for appen «GoodReader»: Kom i gang med GoodReader

Folkevalgtopplæring

Her finner du presentasjoner fra folkevalgtopplæringen:

Mandag 23. oktober:

• Presentasjon fra KS
• Overordnede utviklingstrekk i Fredrikstad, kommunedirektør Nina Tangnæs Grønvold

Onsdag 25. oktober:

• Hvordan lese kommuneregnskap og -budsjett, direktør Ole Sverre Strand
• Kommuneøkonomi sett med KS øyne, Rune Bye
• Inntektssystemet, Arve Negaard

Mandag 30. oktober:

• Fellestjenester og sentrale overgripende prosesser, direktør Mette Leistad
• Kultur, miljø og byutvikling, direktør Ole-Henrik Holøs Pettersen
• Teknisk drift, direktør Atle Holten
• Utdanning og oppvekst, direktør Marianne Bekker

Kontaktinformasjon